Ideen für die Prozessoptimierung finden
Sich wiederholende Abläufe im Betrieb verursachen oft hohe Kosten und sind daher eine wichtige Quelle für Optimierungen. In einem Ideenworkshop zum Thema Prozessoptimierung werden solche Abläufe analysiert, um Symptome für Produktivitätsverluste aufzudecken. Im Anschluss werden Ideen generiert, um die Ursachen dieser Verluste zu beseitigen. Für diese Ideensuche sind Checklisten mit bewährten Lösungsansätzen hilfreich.
Die Checkliste
Die untenstehende Tabelle enthält 16 bekannte Ansätze zur Prozessoptimierung, die in vier Kategorien eingeteilt sind. Zu jedem Ansatz gibt es eine Erläuterung und ein Beispiel.
| Kategorie | Ansatz | Erklärung | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Arbeitsbelastung reduzieren | Stromlinienförmig machen | Entferne Aufgabenelemente, die Reibung erzeugen | Pauschbeträge bei der Steuererklärung |
| Eliminieren | Aufhören, eine Aufgabe zu bearbeiten | Grenzkontrollen zwischen den Schengen-Staaten | |
| Bürokratie abschaffen | Aufgaben abschaffen, die nicht zum Endergebnis beitragen | Urlaubsanträge abschaffen | |
| Kanban | Aufgaben nur beginnen, wenn sie benötigt werden | Statt jour fixe Meetings nur halten, wenn sie notwendig sind. | |
| Aufgaben neu zuordnen | Outsourcing | Eine Aufgabe an ein anderes Unternehmen auslagern | Teilefertigung durch Lieferanten in der Automobilproduktion |
| Downsourcing | Eine geringwertige Aufgabe an eine billigere Instanz abgeben | Assistent bereitet Dokumente für Experten vor | |
| Automatisieren | Eine Aufgabe automatisieren | Online-Checkin bei Flugreisen | |
| Neu verteilen | Aufgaben unter den Mitarbeitern neu verteilen | Spezialisierung; Montagelinie | |
| Produkt neu strukturieren | Modularisieren | Die Aufgabe in unabhängige Module aufteilen | Fließbandfertigung |
| Standardisieren | Eine Aufgabe standardisieren | Standardgrößen bei Kleidung | |
| Selbstbedienung | Einen Teil der Aufgabe dem Kunden geben | IKEA; Supermarkt | |
| Scope verkleinern | Unwesentliche Aufgaben aus dem Projekt entfernen | Billigsupermärkte stellen die Ware nicht ins Regal | |
| Prozess umstellen | Vorverarbeitung | Eine Aufgabe im Voraus erledigen | Hotels decken die Frühstückstische schon am Abend |
| Defragmentieren | Schnittstellen, die Reibung verursachen, entfernen | Mitarbeiter werden bevollmächtigt, bestimmte Probleme selbst zu lösen | |
| Takt | Ein sich wiederholendes Ereignis einführen, abschaffen oder ändern | Stage-Gate-Prozess einführen | |
| Aufgaben umstellen | Reihenfolge der Aufgaben ändern | Borden von Flugzeugen nach Sitzreihe |
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