In drei Schritten zum Verbesserungsvorschlag

Jedes Jahr sparen Unternehmen in Deutschland durch die Ideen ihrer Mitarbeiter mehr als eine Milliarde Euro an unnötigen Kosten ein. Nach einer Studie des Deutschen Instituts für Betriebswirtschaft ist eine Mitarbeiteridee durchschnittlich mehr als 1000 Euro wert. Es ist die Aufgabe des Ideenmanagers, die Ideen der Mitarbeiter zu sammeln und zu bewerten und schließlich dafür zu sorgen, dass die besten unter ihnen verwirklicht werden.

Für den Ideenmanager ist es manchmal ein Problem, aus dem Wissen und der Erfahrung seiner Kollegen vielversprechende Ideen und Lösungsvorschläge zu gewinnen. Hierfür fehlen ihm sowohl die richtige Gelegenheit als auch geeignete Werkzeuge. In solchen Fällen gehen dem Unternehmen Gelegenheiten verloren, seine Prozesse zu verschlanken und somit seine Konkurrenzfähigkeit zu erhöhen.

Glücklicherweise gibt es eine Methode zur Lösung dieses Problems. Sie besteht aus drei einfachen Schritten:

1. Anamnese. Zunächst werden Symptome für Effizienzverluste gesammelt. Hierfür gibt es eine standardisierte Liste von Fragen der Art „Wann müssen Sie zu lange auf Etwas warten?“ oder „In welchen Situationen fehlen die benötigten Informationen?„. In diesem Schritt müssen die Teilnehmer nur an ihren Arbeitsalltag denken und sich an bestimmte Vorkommnisse erinnern.
2. Diagnose. Im zweiten Schritt werden die Ursachen für diese Symptome erforscht.  Dies erfolgt durch Fragen wie „Warum ist das so?“ oder „Wie kommt es dazu?“ Wichtig hierbei ist, wiederholt die Frage zu stellen, das heißt, auch die Ursachen der Ursachen zu ermitteln. Es sind meistens die Ursachen der vierten oder fünften Ahnengeneration, die die wahre Ursache eines Problems sind.
3. Lösung. Nachdem die richtigen Ursachen für die wahrgenommenen Probleme gefunden worden sind, können dafür kreative Lösungen entwickelt werden. Dies erfolgt mit Hilfe der Standardtechniken zur Herstellung von Perspektivwechseln wie die Analogie oder die Provokation.

Dieser Ablauf könnte beispielsweise wie folgt aussehen:

1. Frage: „Wann mussten Sie zu lange auf Etwas warten?“
   Antwort: „Manchmal braucht ein Kunde eine zusätzliche Bestellung besonders schnell. In solchen Fällen dauert es zu lange, bis die Bestätigung aus der Zentrale kommt.„
2. Frage: „Warum ist das so?“
   Antwort: „Weil auch solche Eilbestellungen über den normalen Verkaufsprozess abgewickelt werden.“
   Frage: „Warum ist das so?“
   Antwort: „Weil sichergestellt werden soll, ob wir die gewünschten Produkte rechtzeitig liefern können.“
   Frage: „Warum ist das so?“
   Antwort: „Weil als Teil des Prozesses eine Datenbankabfrage des Lagerbestandes erfolgt.„
3. Frage: „Was würde im Idealfall gelten?“
   Antwort: „Jeder Außendienstmitarbeiter hat die Möglichkeit, den Lagerbestand selbst abzufragen.“
   Frage: „Wie könnte man das realisieren?“
   Antwort: „Die Datenbank bekommt eine Internet-Schnittstelle, die von den Außendienstmitarbeitern mit einem Web-Browser bedient werden kann.„

Diese Methode eignet sich sehr gut für eine kleine Ideenfabrik. Nach unserer Erfahrung kann jeder Teilnehmer dadurch mehrere gute Ideen produzieren. Natürlich hängt die Wirksamkeit wesentlich von der Qualität der gestellten Fragen und der Inszenierung ab. Typischerweise entstehen relativ viele Ideen, deren Einsparpotential im fünfstelligen Euro-Bereich liegen sowie einige Ideen, deren Wert sogar im sechstelligen Bereich liegt. Damit ist der Aufwand für die Durchführung der Ideenfabrik mehr als gerechtfertigt.