Moderation von Innovationsworkshops

Eine gute Moderation ist für die erfolgreiche Zusammenarbeit entscheidend. Das ist bei Innovationsworkshops besonders kritisch – nicht nur, weil der Workshop teuer ist, sondern auch, weil viel auf dem Spiel steht. Wir präsentieren ein paar Erfahrungen aus der Moderation von Innovationsworkshops und geben ein paar Tipps für den Innovationsmanager.

Teamarbeit

Ein Workshop wechselt zwischen Phasen der Teamarbeit und Phasen, in denen die ganze Gruppe zusammen ist. Die Arbeit in Fünf-Personen-Teams hat mehrere Vorteile:

• Fünf Personen sind genug, um sich gegenseitig zu befruchten.
• Ein Moderator kann das Gespräch mit fünf Personen gut lenken.
• Jede Gruppe sitzt an einem eigenen Tisch und kann unabhängig von den anderen arbeiten.
• Durch den räumlichen Abstand zu den anderen Gruppen ist die Lautstärke im Raum vertretbar, und die Teilnehmer können das Gespräch am eigenen Tisch gut verfolgen.
• Die Produktivität ist höher: Drei Teams von fünf Personen erzeugen drei mal so viele Ideen wie eine Gruppe von 15 Personen.

Das bedeutet zum Beispiel, dass für einen Workshop mit 15 Personen drei Moderatoren benötigt werden. Dieser Aufwand lohnt sich aber wegen der deutlich höheren Produktivität, die dadurch ermöglicht wird.

Bei einem Online-Workshop werden die Team-Tische durch Breakout-Rooms in der Kommunikationssoftware simuliert, in denen die Teams ungestört arbeiten können.

Moderatoren

Nach unserer Erfahrung ist das optimale Verhältnis von Moderatoren zu Teilnehmern 1 zu 5. Damit hat jeder Arbeitstisch einen eigenen Moderator, der das Gespräch dort leitet. Einer dieser Moderatoren ist zugleich der Hauptmoderator, der die gemeinsamen Phasen wie beispielsweise die Abschlussdiskussion leitet. Normalerweise ist der Hauptmoderator Autor des Workshop-Drehbuchs und hat die tiefsten Kenntnisse über die Hintergründe zum Auftrag und über das Workshop-Ziel. Für die anderen Moderatoren ist ein ausführliches Workshop-Drehbuch in der Regel ausreichend.

Bei einem Online-Workshop reicht neben dem Hauptmoderator ein Moderationsassistent.

Der Workshop-Raum

Der ideale Raum für einen Workshop ist groß genug, um die ganze Gruppe zweimal aufzunehmen. Im vorderen Bereich kann die Gruppe zusammen sitzen, am besten in der U-Form. Hier finden die gemeinsamen Aktivitäten wie die Begrüßung, die Aufwärmspiele und die Abschlussdiskussion statt. Im hinteren Bereich sitzen die Teilnehmer in der Bankettbestuhlung – das heißt jeweils zu fünft mit einem Moderator an einem Tisch. Hier findet die Kernarbeit wie die Ideenfindung und die Ideenbewertung statt. Im Idealfall ist der Raum hell, mit einer hohen Decke und vielen Fenstern, denn ein dunkler, beengter Raum engt auch das Denken ein.

Tipp im Umgang mit Hotels

Hotels werben teilweise mit absurden Kapazitäten für ihre Meeting-Räume. Bei einem Kundenprojekt beispielsweise wollte ein Hotel in einem 80qm-Raum 50 Personen in der Bankettbestuhlung unterbringen. Dies entspricht nur 1.6 qm pro Person. In einem anderen Fall behauptete ein Pariser Business-Hotel sogar, es könnte im 80 qm-Raum sogar 100 Personen (0.8 qm pro Person) unterbringen. Solche Personendichten schaffen eine Atmosphäre, die eher zu einer Sardinenbüchse passt als zu kreativer Gruppenarbeit, und eine effektive Arbeit ist nicht möglich.

Für eine bequeme Moderation von Innovationsworkshops rechnen wir ungefähr 10 qm pro Person. Erst bei dieser Raumgröße haben wir genug Platz, um die verschiedenen Arbeitsbereiche unterzubringen und gleichzeitig das notwendige Raumgefühl zu bewahren. Allein eine Pinnwand, die beidseitig verwendet wird, belegt schon mehr als 5 qm, und in einem ergiebigen Workshop produziert jeder Teilnehmer genug Rohideen, um eine Pinnwandseite zu füllen. Die Forderung nach 10 qm pro Person löst staunen und bisweilen auch Widerstand bei den Hotels aus, ist aber dennoch unserer Meinung nach für eine gutes Arbeitsergebnis unentbehrlich.

Das Workshop-Umfeld

Besprechnungsräume im Unternehmen (und Seminarräume in vielen Hotels!) wirken meisten farblos, steril und wenig inspirierend. Es ist für die Kreativität sehr förderlich, wenn der Workshop außerhalb der gewohnten vier Bürowände an einem schönen oder ungewöhnlichen Ort stattfindet. Das hilft den Teilnehmern, sich gedanklich von ihrem Tagesgeschäft zu befreien und so leichter auf neue Ideen zu kommen.

Es gelingt manchen Hotels, dieses Ambiente zu schaffen. Der Schindlerhof in Nürnberg gefällt uns ausgesprochen gut. Leider bieten viele Hotels nur steril wirkende Räume, die für die kreative Arbeit eher hinderlich sind. Wir raten von solchen Hotels ab – da kann man genauso gut im firmeneigenen Besprechungsraum bleiben.

Exotische und ungewöhnliche Orte sind eine interessante Alternative zu einem Seminarhotel. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sie die Stimmung der Teilnehmer positiv beeinflussen. Wir nehmen diese Alternative sehr gern und haben Workshops an sehr unterschiedlichen Orten durchgeführt. Bei uns in Magdeburg beispielsweise eignet sich der VIP-Bereich des Fußballstadions sehr gut.

Nachteil solcher Orte ist allerdings, dass man unter Umständen Pinnwände und anderes Workshop-Material selbst mitbringen muss.

Spiele und Spielzeug

Spiele helfen, die Energiepegel in der Gruppe zu heben (vor allem nach dem Mittagessen!) und eine positive Stimmung zu schaffen. Wir haben viele solche Spiele getestet; am häufigsten kommen unsere vier Lieblings-Aufwärmspiele zum Einsatz.

Manche Spiele brauchen Material oder Requisiten. Diese kosten aber nur ein paar Euro und können immer wieder verwendet werden. Wir haben zum Beispiel für die Pausen immer Jonglierbälle dabei, und wir stellen immer Bastel-Sets wie Holzklötzchen oder Lego auf die Team-Tische, weil Ingenieure und Techniker gern damit spielen. Etwa zwei Meter lange Polyesterseile aus dem Baumarkt kann man für viele Zwecke einsetzen. Im Bild benutzen wir sie, um zufällige Paare für ein Aufwärmspiel zu bilden.

Spezialanforderungen im Innovationsprozess

Alles, was wir hier beschrieben haben, könnte für jede Art von Workshop gelten. Die Moderation von Innovationsworkshops bringt aber eine Reihe zusätzlicher Anforderungen mit. Diese sind für den Moderator wichtig, der sich auf diesen Anwendungsbereich spezialisiert hat. Dazu gehören…:

• Die Fähigkeit, spezielle Innovationskonzepte wie Servitization, Ansoff-Matrix oder Strategien gegen die Commoditisierung in der Workshopvorbereitung anzuwenden.
• Die Fähigkeit, sich in die fachlichen Einzelheiten jedes Auftrages einarbeiten zu können. Dazu gehören typischerweise technische Details des betreffenden Produktes oder der betreffenden Anwendung.
• Die Fähigkeit, Ideenfindungsmethoden und Bewertungskriterien zu gestalten, die auf die jeweilige Aufgabenstellung zugeschnitten sind. Hier ist ein Beispiel, wo wir die Provokationstechnik für die Verbesserung eines Gerätes verwendet haben.

Für den Innovationsmanager, der die Workshops in seinem Innovationsprozess selbst moderiert, sind diese Anforderungen selbstverständlich. Es ist aber leicht, den Aufwand in der Vorbereitung zu unterschätzen.

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Zuletzt aktualisiert am 14. April 2024 von Graham Horton