Wie wir einen Workshop vereinbaren

Der erste Schritt in unseren Projekten ist immer, den Workshop zu vereinbaren. Wir setzen uns mit unserem Auftraggeber in einem Briefing-Gespräch zusammen und legen fest, was der Workshop erreichen soll. Dieses Das Ergebnis des Briefing-Gesprächs nennen wir Briefing-Protokoll. Es ist für uns eine Art Lastenheft, und wir können erst anfangen, den Workshop vorzubereiten, wenn unser Auftraggeber es bestätigt hat.

Wozu den Workshop vereinbaren?

Das Briefing-Gespräch hat sowohl für uns als auch für unseren Auftraggeber ein wichtiges Ziel:

• Wir können sicherstellen, dass wir unseren Auftraggeber verstanden haben.
• Unser Auftraggeber erhält das Gefühl, dass er bei uns in guten Händen ist.

Das Briefing-Gespräch dauert typischerweise zwischen 60 und 90 Minuten. Es ist die erste Station in unserem Service Blueprint.

Das Briefing-Protokoll

Das Protokoll hat sechs Pflichtabschnitte. Jeder Abschnitt spielt für uns eine wichtige Rolle bei der Planung des Workshops.

Hintergrund

Der erste Abschnitt erklärt uns, in welcher Situation der Auftraggeber sich befindet und was ihn dazu veranlasst hat, einen Ideenworkshop zu bestellen.

Ziel

Hier ist das Ziel gemeint, das der Auftraggeber mit den Ideen verfolgt, zum Beispiel:

• Wir wollen unseren Umsatz jedes Jahr um mindestens 10% steigern.
• Wir wollen mit unserem Produkt X aus der Commodity-Falle entkommen.
• Wir wollen in Zukunft neben unseren Produkten auch Dienstleistungen anbieten.

Aufgabe

Die Aufgabe, die durch den Workshop gelöst werden soll. Wir finden es hilfreich, die Aufgabe als Frage zu formulieren:

• Wie könnte die nächste Generation unseres Produktes X aussehen?
• Wie können wir den Prozess X effizienter durchführen?
• Welchen Namen wollen wir unserem Institut geben?

Die Aufgabe ist die Überschrift über dem gesamten Workshop. Wir zitieren sie wörtlich in der Begrüßung, damit alle Teilnehmer wissen, worum es in den näcshten Paar Stunden geht.

Randbedingungen

Randbedingungen sind die Muss-Kriterien, die jede Idee erfüllen muss:

• Die Idee muss mit vorhandenen Ressourcen zu verwirklichen sein.
• Die (Produkt-) Idee muss sich an unsere bestehenden Kunden richten.
• Die Idee muss zu unserer Unternehmensstrategie/zur Vorschrift XY kompatibel sein.

Im Workshop darf keine Rohidee weiterverarbeitet werden, die gegen eine Randbedingung verstößt.

Erfolgskriterien

Erfolgskriterien sind die Soll-Kriterien, die die Qualität einer Idee ausmachen. Die Erfolgskriterien entscheiden, welche Ideen am Ende zu den Siegern gehören. Typische Erfolgskriterien sind:

• Je mehr Umsatz die (Produkt-) Idee für uns erzeugt, desto besser.
• Je mehr die Idee zu unserer Position als Technologieführer im Markt beiträgt, desto besser.
• Je mehr die Idee unsere Produktivität erhöht, desto besser.

Wir empfehlen, das Ziel als eines der Erfolgskriterien zu verwenden. Es hat sich bewährt, die Erfolgskriterien in der Form Je mehr … desto besser zu formulieren. Das verhindert auch eine Verwechslung mit den Randbedingungen.

Deliverables

Die Deliverables (Liefergegenstände) sind das, was wir am Ende des Projektes als Ergebnis an den Auftraggeber überreichen. Das ist typischerweise eine Microsoft Excel-Datei mit folgendem Inhalt:

• Alle Rohideen, die im Workshop entstanden sind (und die Randbedingungen erfüllen)
• Alle vertieften Ideen mit Bewertung
• Eine Vergleich aller vertieften Ideen auf der Basis der Erfolgskriterien, zum Beispiel als Ranking oder als Kosten-Nutzen-Diagramm.
• Wichtige Punkte, die in der Abschlussdiskussion zur Sprache kamen.

Ein Vorteil von Online-Workshops ist, dass das virtuelle Whiteboard, mit dem die Teilnehmer die ganze Zeit gearbeitet haben, zugleich die Dokumentation des Workshops ist. Wir lassen es nach dem Workshop solange online stehen, bis der Auftraggeber uns mitteilt, dass er es nicht mehr benötigt.

Links

Liste der Projektbeispiele

Zuletzt aktualisiert am 20. September 2024 von Graham Horton