Anspruchsvolle Ideenworkshops bedürfen einer sorgfältigen Vorbereitung. Voraussetzung für die Planung ist die Vereinbarung mit dem Auftraggeber. Hier sind die wichtigsten Aufgaben aus der Checkliste, die wir nutzen, wenn wir einen Workshop vorbereiten.
Planung
Lange vor dem Workshop muss der Auftrag genau feststehen, und die Teilnehmer müssen sich den Termin vormerken können:
- Mit dem Auftraggeber das Briefing vereinbaren.
- Informationen vom Auftraggeber (Marktrecherchen, technische Datenblätter, …) erhalten.
- Kontaktpersonen beim Auftraggeber und beim Hotel kennenlernen.
- Einladungsschreiben für die Teilnehmer verfassen.
Wir besprechen mit dem Auftraggeber, wer zum Workshop eingeladen werden soll. Das hat nicht nur mit wünschenswerten Erfahrungen und Kenntnissen zu tun, sondern auch damit, dass wir eventuell problematische Teilnehmer vermeiden möchten.
Teilnehmer
Dieses Thema wird oft unterschätzt:
- Workshop-Infos (Anfahrtsbeschreibung, Workshop-Ziele, Kleiderordnung, …) rechtzeitig versenden.
- Teilnehmer mit besonderen Aufgaben (z.B. Referenten) über unsere Erwartungen informieren.
Recherchen
Für manche Workshops ist eine aufwändige Recherche erforderlich. Für einen Zukunftsworkshop beispielsweise müssen Markt- und Technologietrends gesammelt werden, und Kreativitätstechniken mit starkem thematischem Bezug wie die Suchfeldmatrix benötigen auftragsbezogene Stichworte.
Bei anspruchsvollen Aufgaben führen wir Wochen vor dem Workshop Gespräche mit Experten. Da lernen wir essenzielle Details und Hintergrund kennen, zum Beispiel zum Markt, zum Produkt, zur Technologie oder zu Trends. Diese Information integrieren wir in das Workshop-Material, zum Beispiel in Form von Stichworten bei der Semantischen Intuition.
Produktion
Es gibt verschiedene Produktionsaufgaben, die in der Woche vor dem Workshop zu erledigen sind:
- Das Drehbuch erstellen
- Arbeitsmaterial (Arbeitsbögen, Flashcards, Plakate, …) herstellen. Plakate brauchen den längsten Vorlauf, weil die Druckerei ein paar Tage dafür brauchen kann.
- Requisitenliste erstellen
- Geräte (Akkus, Speicherkarte für die Kamera, …) prüfen
- Namensschilder anfertigen
- Notizen für die Moderatoren
Veranstaltungsort
Es hilft dem Hotel, wenn es rechtzeitig über die Veranstaltung informiert wird:
- Raumaufbau und -ausstattung mit dem Hotel abstimmen. Hier haben wir einige spezifische Wünsche.
- Pausenzeiten und Verpflegung mit dem Hotel abstimmen. Zum Beispiel soll die Pausenverpflegung außerhalb des Workshop-Raums stehen.
Material
Vor der Abfahrt prüfen wir, ob alles im Kofferraum ist:
- Moderationsmaterial (Nadeln, Kärtchen, Klebepunkte, …)
- Arbeitsmaterial
- Geräte (Rechner, Drucker, Musikanlage, Kabel, Kamera, …)
- Namensschilder
- Requisiten
- Material für die Arbeitstische (Lego-Steine, Dekoration, Süßigkeiten)
- Agenda für die Teilnehmer
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